加快推進電子檔案建設 助力集團高質量發展

當今世界信息技術創新發展日新月異，以數字化、網絡化、智能化為特征的數字化轉型浪潮蓬勃興起。黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視信息化工作，高瞻遠矚、把握大勢，從黨和國家事業發展全局出發，提出了一系列新理念、新思想、新戰略，為促進信息化建設和數字化轉型指明了前進方向，提供了根本遵循。

《中國共產黨第十九屆中央委員會第五次全體會議公報》及《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》提出了加快數字化發展，推進數字產業化和產業數字化的新要求。國務院國資委陸續出臺《對標世界一流管理提升行動》《國企改革三年行動方案》等多項政策，要求企業加快數字化轉型，在生產方式、業務形態、商業模式等方面積極推動數字化重構升級。在這一背景下，施工企業工程檔案電子化已成為趨勢，檔案法的頒布也為電子檔案單軌制管理提供了法律依據。作為山東省最早推行項目管理和全國首批建筑工程施工總承包特級資質企業，集團在工程檔案電子化方向上再一次走在了全省前列，2020 年上線的施工資料信息化管理平臺實現了檔案資料在項目過程中的原生電子化，并于去年配合山東省檔案館進行了電子檔案歸檔的試點工作。“十四五”期間集團順應國家檔案管理的發展趨勢，在項目工程資料電子化管理的基礎上開展工程檔案數字化、信息化轉型，將“死檔案”變成“活信息”，實現了工程檔案可查詢、可追溯、可利用的信息化管理模式，建立全生命周期工程檔案管理系統助力集團高質量發展。

借助先進的建設工程檔案電子化信息管理平臺，集團系統性推進工程檔案電子化管理，將工程建設經驗積累起來、利用起來、發揮出來，進一步加強了工程檔案的“收、管、用”。以下為各級主管部門及集團內部電子檔案工作的具體推進情況。

山東省檔案館電子檔案推進情況

2021 年 12 月 16 日山東省檔案館發布魯檔館函〔2021〕39 號文《關于確定建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目的通知》，確定壹合廣場等 11 個項目為建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，并從三個方面進行了要求。

一、提高思想認識

建設項目檔案是國家檔案的重要組成部分，電子文件歸檔和電子檔案管理是提升項目管理能力，管控信息資源，促進信息化健康發展的重要舉措，各試點單位要充分把握電子文件發展的時代機遇，圍繞中心、服務大局，積極探索應用新技術新方法，推動形成具有推廣價值的科研成果，以檔案工作實際成效助力國家經濟建設重大戰略的實施。

二、加強組織推動

各試點單位要認真對照《通知》中試點任務的要求，進一步明確試點范圍和目標，細化試點任務和步驟，補充完善試點方案。試點方案確定后，試點單位要嚴格按照試點目標和任務，組織檔案部門、信息技術和業務部門等協調推進。

三、強化指導服務

各推薦單位結合本地區、本單位實際，做好試點工作跟蹤指導。相關檔案部門要加強檔案業務服務指導供給，緊緊圍繞試點推進情況，及時幫助發現問題、解決問題，針對試點具體工作提出技術和理論服務。各試點單位每半年報送試點工作開展情況，我館將通過跟蹤指導、階段檢查、召開交流會、組織現場觀摩等方式，加強對試點工作的跟蹤督促。

濟南市檔案館電子檔案推進情況

2022 年 9 月 30 日濟南市住房和城鄉建設局發布《濟南市城市建設檔案管理規定實施細則》的通知，明確指出有保存價值的電子檔案是指在城市規劃、建設和管理中通過數字設備及環境形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體中，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的電子文件及其元數據。建設工程檔案的編制應符合《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117 的要求）。城建檔案管理機構應加快推進傳統載體檔案數字化和電子檔案接收進程，建設全市城建檔案一體化平臺，建立房屋建筑工程檔案和市政基礎設施檔案目錄數據庫，做好城建檔案信息資源的動態維護和共享利用。

建設工程電子檔案的編制應當遵守下列規定：

1、建設工程電子文件形成單位應做好電子文件的收集、整理、歸檔工作；歸檔的電子文件必須完整、準確、系統，能夠反映建設活動的全過程。

2、建設工程電子文件的著錄應按照現行國家標準《城建檔案著錄規范》（GB/T50323）進行，同時應按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數據。

3、建設單位應將勘察、設計、施工、監理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關數據與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收階段電子檔案一起按項目進行匯總，并對匯總后的電子檔案按要求進行檢測；檢測合格后向城建檔案管理機構移交。

4、建設單位應督促各參建單位隨工程建設進度同步形成、同步編制建設工程檔案，通過建設工程文件在線接收系統線上歸檔建設工程電子檔案（包括紙質檔案掃描件）。

2023 年 3 月 21 日上午，濟南市城鄉建設發展服務中心城建檔案館黨支部、濟南市城鄉建設發展服務中心智慧住建發展部黨支部、濟南城建檔案學會及山東建工集團第五分公司黨支部在壹合廣場項目開展了“‘項目突破年’優化營商環境”法治主題黨日活動。濟南市城鄉建設發展服務中心城建檔案館黨支部杜厚勤解讀了《〈濟南市城市建設檔案管理規定〉實施細則》，劉永剛講解了《濟南市建設工程電子檔案在線接收系統》，工程部對筑業云資料及資料管理云平臺進行了相關介紹

濟南市高新區電子檔案推進情況

2023 年 3 月 29 日，濟南市高新區召開了“濟南市高新區建設‘一張圖’‘一鍵歸檔’推進會”。會上提到，數字化圖紙一圖到底，強化監管保障質量安全，電子竣工圖一鍵歸檔，為項目交付提速。為了實現工程建設項目“一套圖紙”多單位、多部門、多流程便捷使用，規范圖紙變更程序，最大限度減少工程質量隱患和后期經濟糾紛，濟南高新區依托“濟南市數字化圖紙閉環管理系統”與“濟南市高新區城建檔案在線服務平臺”互聯互通，在區域內所有在建工程項目中，推廣建設工程全過程數字化圖紙閉環管理機制，實現了工程建設“一張圖”“一鍵歸檔”。具體是，工程建設、勘察、設計、圖審、變更、施工、竣工驗收、消防審驗、檔案移交等各環節全面應用數字化圖紙，參建單位按圖施工和圖紙變更，圖紙及變更審查程序全過程納入“濟南市數字化聯合閉環管理系統”。建設單位可將圖審后的電子圖紙轉發給各參建單位，解決圖審圖紙數量有限的問題，保障現場各單位、各層級均按圖審圖紙施工。

同時，工程建設項目的圖審、質量安全監督、消防、檔案移交等部門，均可在線上使用數字化圖紙實施監管，最大程度上減少工程質量隱患和后期經濟糾紛。

建設工程檔案移交是建設工程項目竣工備案的前置條件，圖紙移交是其中的重要組成部分。而一個工程項目的圖紙從幾百張到上萬張不等，數量繁多，歸集難度大。如今，通過數字化圖紙閉環管理新模式，系統自動編制電子竣工圖，避免竣工圖不真實、不準確、不完整的問題?；跀祿丝诘拇蛲?，工程竣工后，“濟南高新區城建檔案在線平臺”可以自動獲取帶有電子簽章的電子竣工圖，城建檔案館不再收取紙質竣工圖紙。及實操演示，活動最后大家對推進建設工程檔案實現數字化轉型進行了交流研討。濟南市城鄉建設發展服務中心對集團電子文件歸檔和電子檔案管理工作給予充分認可和高度評價。本次活動由濟南日報進行了專題報道。

集團電子檔案推進情況

集團自 2019 年底開始對項目工程資料進行統一管理，2020 年與筑業軟件公司共同研發了山東建工集團工程資料管理云平臺，通過云平臺的使用，實現了以下提升：

1. 公司加強了對工程資料管理的實時性管理，解決了檢查抽樣率不足的問題；

2. 方便公司隨時掌握項目資料進度情況，解決項目資料管理標準不統一、離散度大、水平參差不齊等問題，規范管理職責和工作流程；

3. 實現工程資料的同步、交圈、真實、有效；

4. 通過數據留存，提高公司及項目工程資料的綜合管理效率；

5. 解決了項目部多、單位工程數據多、項目分散不好統一管理的現象；

6. 解決了長期以來針對工程資料缺少有效的管理手段的問題；

7. 實現了資料在線編輯、實時上傳、實時查看。

截至目前，共計對 219 個項目進行了公司內部文件簽審，對 191 個項目進行了建筑工程資料簽審，審批表格 10393 張，產生源生電子文件表格 86187 張。通過對云平臺的深度應用，減輕了程序的冗余，大幅提升了工作效率，主觀能動性發生巨大轉變。同時，新冠疫情期間云平臺的優越性也得以體現，通過云平臺進行日常業務的簽審工作，可以有效減少人員間的相互接觸，保證項目持續正常運行，減少因簽審問題帶來的后期項目履約風險。

自 2019 年至今，資料云平臺共計投入 48 萬元，初步推算節約人力成本約 30 萬元 / 年，節約掃描費用約 191 萬 / 年，節約整理費用約 191 萬 / 年。

壹合廣場項目五方簽章推進情況

一、試點任務

1. 壹合廣場作為山東省檔案館的第一批試點單位，以電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、科學化為核心，覆蓋建設項目電子文件“形成、流轉、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”等全流程的管理體系。

2. 結合項目管理信息系統實際情況，研究在建項目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲格式、元數據、電子簽名、封裝和備份等關鍵技術，提出保證電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

3. 研究建設項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系，提出項目檔案僅以電子文件形式保存的實現方案。

4. 研究具有可操作性的建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理功能需求，提出適合項目管理需要的電子文件歸檔功能和電子檔案管理系統建設方案。

5. 研究大數據、云計算等數據挖掘技術，結合業務場景，提出電子檔案更好服務項目建設、運行和管理的方法。

二、試點范圍

依據濟南市重點建筑工程竣工檔案歸檔范圍，汽車配件廠一地塊開發項目的工程準備階段文件（A 類）、監理文件（B類）、施工文件（C 類）列入此次試點范圍。

截至 2022 年 12 月 31 日，山東建工集團汽車配件廠一地塊開發項目試點項目用戶數量 54 個，形成工程資料電子文件共計 3947 份，其中已完成工程資料電子文件簽審 2080 份、集團內部文件簽審 72 份，工程資料電子化培訓 7 次。項目試點自 2021 年 8 月啟動，2022 年 9 月成功上線。

有賴于項目部齊心協力和領導們的大力支持，試點工作持續推進。經總結和復盤，采用建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，提高了審批效率，降低了管理成本，減少了文件管理風險，豐富了企業知識庫，有利于企業信息化建設和企業發展。

從上線后的運行情況來看，系統完全滿足項目人員的資料編制需求，運行期間狀態良好、日趨穩定，數據更新和程序升級及時，內外部顧問運維服務響應迅速，實現及時和有效的維護，問題第一時間能夠溝通解決，為集團公司全面推廣建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理奠定了基礎。

道阻且長，行則將至，行而不輟，未來可期。讓我們更加緊密地團結起來，把學習習近平新時代中國特色社會主義思想與推進電子檔案建設深度結合，樹立敢于擔當、勇于作為的先鋒意識，促進集團在創新發展階段再立新功，助力企業加快實現高質量發展，為把集團打造成為省內建筑企業“排頭兵”而努力奮斗！

（集團工程部 黃澤鋒）